Utilisation des fichiers dans Numéricloud

Pour naviguez à travers vos documents et dossiers sur Numéricloud, l’outil idéal pour une organisation optimale de vos fichiers en ligne

Pour rappel vous avez également accès aux précédents tutoriels, L’application Tâche de Numéricloud, L’application Deck de Numéricloud, la Synchronisation sur un smartphone Android, L’application Agenda de Numéricloud, L’application Contacts de Numéricloud et L’application discussion de Numéricloud. Nous allons donc aborder les fichiers.

Nous avons ici le cœur de Numéricloud, les fichiers et leur fonctionnement. Ils permettent de stocker, organiser et partager divers types de documents, images, vidéos et autres fichiers, en toute sécurité et facilité d’accès.

1. Ajouter un fichier

Pour gérer les fichiers cliquez sur l’icône en haut de la page.

Voici comment se présente la page des fichiers. C’est ici que vous pouvez voir l’ensemble de vos dossiers et fichiers. Vous trouverez ici à votre arrivée une petite explication, ainsi que certains dossiers, dont deux sur lesquels nous reviendront plus tard dans le tutoriel.

Pour ajouter un fichier cliquez sur le bouton « + Nouveau ».

Plusieurs possibilités s’offrent à vous.

Quand on clique sur l’un des types de fichiers, un champ apparaît, il suffit d’indiquer le nom du fichier, puis de cliquer sur la flèche à droite.

2. Ajouter une description en tête d’un dossier

Sur Numéricloud il y a 2 façons de créer un en-tête, l’une est celle par défaut de Nextcloud, l’autre est celle qui passe par une application que nous avons installée, nommée Readme. Le fonctionnement est un peu différent, permettant à chacun·e de faire un choix sur celle à utiliser.

2.1. Ajouter un en-tête par Nextcloud

Il est possible d’ajouter une description dans l’en-tête d’un dossier pour expliquer de quoi il s’agit. Pour cela, comme vu précédemment, il suffit de cliquer sur « + Nouveau » et de sélectionner « Ajouter une description ».
Deux choses se passent, la première est la création d’un fichier nommé « Lisez moi.md », la seconde est la création d’une zone de texte en haut du dossier.

Il suffit alors d’écrire dans la zone de texte et l’en-tête sera constitué. Il n’est pas nécessaire de connaître le langage Markdown pour écrire, puisqu’un certain nombre de paramètres sont présents sous forme d’icônes.

Par la suite pour faire des modifications il suffit de cliquer directement dans le texte, ou d’ouvrir le fichier « Lisez moi.md », pour être en pleine page. Pour supprimer l’en-tête, il faut supprimer le fichier.

2.2. Ajouter un en-tête avec Readme

L’application « Readme » permet également d’ajouter du texte en tête du dossier, mais également en pied de page, et de choisir parmi trois nom différents pour l’en-tête.
Pour ce faire il faut cliquer sur « + Nouveau », sur « Nouveau fichier texte » et donner un nom parmi trois possibles : « _Entete », « _Bienvenue » et « _Notice ».

Il vous est alors proposé de choisir soit une page vide, soit des modèles prédéfinis.

Vous arrivez alors sur la page du fichier, soit avec le texte d’un des modèles, soit sur une page blanche que vous n’avez plus qu’à remplir.

Une fois le texte écrit, cliquez sur la petite coche en haut à gauche pour enregistrer, puis sur la croix pour fermer, et le fichier apparaît dans l’en-tête du dossier (généralement il faut recharger la page pour le voir apparaître). Contrairement au fichier « Lisez moi.md » de Nextcloud, ces fichiers ne peuvent pas être modifiés directement dans l’en-tête, mais seulement en les ouvrant. Cela peut permettre d’éviter des modifications intempestives.

Pour mettre un fichier en pied de page la démarche est la même, seul le nom du fichier change, il faut le nommer « _Pied-de-page ». Sinon le fonctionnement reste le même, et le texte ainsi créé se retrouve en bas du dossier.

3. Les paramètres d’un fichier (ou dossier)

Pour avoir les paramètres d’un fichier (ou d’un dossier), il suffit de cliquer sur les trois points qui se trouvent sur la droite du nom.

Apparaissent alors les paramètres que nous allons détailler dans les paragraphes suivants.

3.2. Ajouter aux favoris

Ajouter un fichier aux favoris permet de le distinguer en le plaçant en tête des fichiers, et en ajoutant une petite étoile jaune.

Cela permet aussi de le retrouver plus facilement par la suite. Il suffit pour cela de se rendre dans la partie droite de la page des fichiers, quel que soit le dossier dans lequel on est, et de cliquer sur « Favoris ».

On y retrouve tous les fichiers ou dossiers mis en favoris.

3.2. Détails

3.2.1. Détails d’un dossier

En cliquant sur détail un panneau latéral s’ouvre sur la droite de la page. On y trouve trois onglets, « Activités », « Commentaires » et « Partage ».

3.2.1.1. L’onglet « Activité »

Dans la partie « Activité » vous allez voir toutes les actions effectuées sur ce dossier. Cette partie est généralement vide, car une fois le dossier créé il est rare de faire une action sur le dossier.

3.2.1.2. L’onglet « Commentaires »

La partie « Commentaires » permet à toute personne ayant accès à ce dossier, de laisser un message qui pourra être lu par les autres personnes, ce qui facilite le travail collaboratif à distance.

3.2.1.3. L’onglet « Partage »

L’onglet « Partage » permet de partager le dossier, un chapitre sera consacré à cette fonctionnalité plus loin.

3.2.2. Détails d’un fichier

Nous allons retrouver trois des onglets présents dans les détails des dossiers, « Activités », « Commentaires » et « Partage », qui auront les mêmes fonctionnalités, plus deux autres onglets qui sont « Discussion » et « Versions ».

3.2.2.1. L’onglet « Discussion »

Il est possible de démarrer une discussion à partir de la barre latérale du document. Pour cela il suffit de partager le fichier avec les personnes avec lesquelles on souhaite discuter, et la conversation pourra démarrer.

Une fois le fichier partagé, le bouton deviendra « Rejoindre la conversation » pour démarrer ou rejoindre une conversation. Un canal de discussion sera alors créé et vous pourrez le retrouver dans la partie « Discussion » de votre instance Numéricloud.

3.2.2.2. L’onglet « Versions »

Des versions de sauvegardes de fichiers accessibles sont créées via cet onglet. Il contient l’historique du fichier qui pourra être restauré à n’importe quelle version précédente.

3.3.Renommer

Permet de renommer le fichier ou le dossier. En cliquant dessus un champ apparaît permettant la modification.

3.4. Déplacer ou copier

Permet de déplacer ou de copier un fichier dans un autre dossier. Une fenêtre s’ouvre permettant différentes actions. Copier un fichier créera un deuxième fichier identique, déplacer le changera d’emplacement.

3.4.1. Copier ou déplacer dans un dossier existant

Il suffit de cliquer sur le bouton « Copier », une copie est créé dans le même dossier, avec l’intitulé copie accolé au nom du fichier. Il suffit ensuite de le renommer.

3.4.2. Détails d’un dossier

Dans la fenêtre qui s’est ouverte, il suffit de cliquer sur le dossier dans lequel on souhaite mettre le fichier. Une fois dans le dossier choisit, il suffit soit de cliquer sur le bouton pour le copier, soit sur celui pour le déplacer (il y a le nom du dossier accolé au mot copier ou déplacer).

3.4.3. Copier ou déplacer dans un nouveau dossier

Il suffit de cliquer sur le bouton « + Nouveau ». Un champ apparaît pour nommer le dossier, une fois cela fait, cliquez sur la flèche.

3.4.4. Copier ou déplacer dans un dossier se trouvant ailleurs

Si le fichier ne se trouve pas à la racine du compte, il est possible que l’on souhaite le copier ou déplacer dans un dossier qui se trouve ailleurs. Dans ce cas il suffit de naviguer dans le fil d’ariane qui se trouve en haut de la fenêtre. Dans l’image ci-dessous par exemple nous sommes dans le dossier « Mon dossier », en revenant en arrière on arrive dans le dossier « Documents », et encore en arrière à la racine de l’instance. Il suffit ensuite de faire comme indiqué précédemment.

3.4.5. Copier ou déplacer plusieurs fichiers

Il est bien entendu possible de copier ou déplacer plusieurs fichiers. Pour cela sélectionnez plusieurs fichiers en cochant les cases qui se trouvent sur leur gauche, cliquez sur l’intitulé « ···Actions » en haut de la page et dans la fenêtre qui s’ouvre choisir « Déplacer ou copier ». Ensuite cela se passe de la même façon qu’expliqué précédemment.

3.5. Définir un rappel

Il est possible de mettre en place un rappel sur un dossier ou un fichier qui nécessiterait d’être réétudié pour une raison ou une autre à une date ultérieure. Une fois qu’on a cliqué sur « Définir un rappel », une fenêtre s’ouvre.

Une fois la date choisie, lorsqu’on revient dans cette fenêtre, il est bien indiqué, en haut de la fenêtre, qu’il y a un rappel. Pour le supprimer cliquez sur la croix à gauche du rappel.

3.6. Éditer localement

Ce paramètre ne fonctionne que si vous avez installé l’application de bureau de Nextcloud (avec une version récente du logiciel) permettant de synchroniser votre compte Numéricloud sur votre ordinateur.
Il est possible de gérer beaucoup de types de fichiers, mais tous les documents ne fonctionnent pas parfaitement. Cela peut être dû au fait qu’ils nécessitent des sources de données locales, qu’ils utilisent un format de fichier obscur, mal documenté ou propriétaire, ou pour lesquels Nextcloud n’a pas d’éditeur (ex : Photoshop, les documents des éditeurs vidéo, etc).
En cliquant sur « Éditer localement » le fichier est synchronisé avec le bureau de l’utilisateur et s’ouvre avec le logiciel correspondant sur son ordinateur. Une fois les modifications effectuées, il suffit de l’enregistrer, et le fichier se synchronise comme d’habitude avec son compte en ligne.
Lors de la manœuvre le navigateur demandera certainement une autorisation d’ouvrir le fichier localement.

3.7. Télécharger

Cette fonctionnalité permet tout simplement de télécharger un fichier sur son ordinateur. Pour télécharger plusieurs fichiers, il suffit d’en sélectionner plusieurs en cochant leurs cases, puis de cliquer sur « ···Actions », et sur Télécharger.

4. Créer un nouveau dossier

Pour ajouter un dossier, le principe est le même que pour ajouter un fichier, cliquez sur « + Nouveau », sélectionner « Nouveau dossier ».

Un champ apparaît, il suffit d’écrire le nom, puis de cliquer sur la flèche à droite.

5. Partager un fichier

Il existe trois modes de partages, le mode interne pour le partage avec des personnes ou des groupes faisant partie de l’instance, par un lien public pour un partage externe, ou le partage fédéré pour partager avec des personnes sur une autre instance.
Il est possible de partager un fichier suivant différents modes simultanément, avec des options d’accès différentes.

5.1. Partager par lien internet

Pour le partage il faut cliquer sur l’icône de partage qui se trouve à droite du fichier et le panneau latéral s’ouvre à droite de la page.

Le volet s’ouvre sur l’onglet de partage. Cliquez sur l’icône à droite de « Lien interne », un lien est automatiquement copié dans le presse papier et peut donc être partagé. Le partage ne peut se faire que pour des personnes ou des groupes faisant partie de la même instance. Si le fichier se trouve dans un dossier et non pas à la racine, il faut également que les personnes aient accès au dossier dans lequel il se trouve.

Concernant le partage interne, on peut voir avec qui le lien a été partagé sous l’intitulé « Lien de partage » et lorsqu’il y en a beaucoup, il faut cliquer sur la petite flèche à droite de « Autres utilisateurs ayant accès » pour tou·tes les voir.

Quand un fichier est partagé, on le voit sur la droite du nom du fichier.

5.2. Partager par lien public

Cliquez sur le plus à droite de « Lien de partage », un lien est automatiquement copié dans le presse papier pour être partagé avec des personnes externes à l’instance. Attention toute personne en possession de ce lien pourra accéder au document, par ailleurs si vous ne possédez pas d’abonnement avec collabora, certains types de fichiers ne pourront pas être lus dans le navigateur, seulement téléchargés.

Une fois le lien créé, trois points apparaissent sur la droite, cliquer dessus permet l’accès à plusieurs paramètres pour le partage.

Personnaliser le lien va permettre de paramétrer plus finement le lien.
« Afficher seulement » permet simplement aux personnes possédants le lien de le voir, mais ils ne peuvent faire aucune modification.

Les paramètres avancés vont permettre d’ajouter des options.

« Autoriser la modification » permet aux personnes en possession du lien de faire des modifications. Tous les paramètres précédents sont valables ici aussi et en plus la personne qui partage le lien peut personnaliser ces permissions.

Il sera aussi possible de choisir entre « Afficher seulement », « Peut modifier », « Dépôt de fichier » et « Personnaliser les permissions » en cliquant sous l’intitulé « Lien de partage ».

5.3. Partage fédéré

Le Partage Fédéré permet de créer des liens de partage directs avec d’autres utilisateurs sur un autre serveur que celui de Numéricloud.
Pour cela il faut faire comme un partage classique, dans le champ de recherche taper l’ID de cloud fédéré de cette personne. Par exemple pour Numéricloud l’URL est « nuage.numericloud.eu ». Donc si une personne extérieure à l’instance Numéricloud voulait partager un fichier avec une personne faisant partie de Numéricloud, avec comme nom d’utilisatrice « Delphine », il faudrait qu’elle tape dans le champ de recherche Delphine@nuage.numericloud.eu.

La personne avec qui vous partagez le fichier reçoit une notification dans son Nextcloud lui permettant d’accepter ou refuser le partage.

Vous pouvez trouver votre ID de cloud fédéré en allant dans « Paramètres ».

Puis dans « Partage », il se trouve dans la partie « Cloud Fédéré ».

5.4. Dossiers des fichiers partagés

Par défaut, sur Nextcould, les fichiers partagés se retrouve à 2 endroits, soit à la racine pour les fichiers partagés au sein de l’instance, soit dans un fichier nommé « Talk » pour les fichiers partagés dans l’application discussion (voir notre tutoriel sur discussion). Numéricloud a créé deux dossiers spécifiques pour récupérer les fichiers partagés, afin de mieux les ranger.

5.4.1. Fichiers partagés dans l’instance Numéricloud

Tous les fichiers qui seront partagés par d’autres personnes, seront regroupés dans un dossier nommé « _Partages_reçus_des_autres_utilisateurs » que vous retrouvez à la racine de votre instance. Seuls les fichiers qui sont partagés avec vous se retrouvent dans ce dossier, les fichiers que vous partagés avec d’autres personnes eux resterons là où ils sont dans vos dossiers.

Quand vous allez dans le dossier et qu’un fichier est partagé, vous voyez sur la droite qui vous l’a partagé.

Vous avez la possibilité de modifier le nom du dossier uniquement en allant dans les paramètres.

Puis dans « Partage » et en bas de la page, dans la partie « Partage » remplir le champ « Définir le dossier par défaut pour les partages acceptés » avec le nom que vous voulez donner au dossier. C’est également là que vous pouvez refuser tout partage par défaut, en décochant la case « Accepter par défaut les partages d’utilisateurs et de groupes ».

5.4.2. Fichiers partagés dans l’application discussion

Tous les fichiers qui seront partagés dans les discussions seront regroupés dans un dossier nommé « _Partages_reçus_dans_les_discussions » que vous retrouvez à la racine de votre instance. Seuls les fichiers qui sont partagés avec vous se retrouvent dans ce dossier, les fichiers que vous partagés avec d’autres personnes eux resterons là où ils sont dans vos dossiers. Ne pas modifier le nom du dossier.

6. Partager un dossier

Comme pour les fichiers, on peut faire des partages internes ou des partages publics.
Ce que vous pouvez faire en plus, c’est de créer un dossier spécial de téléversement pour que des personnes partagent des fichiers avec vous sans devoir s’identifier sur le serveur ni être utilisateur Numéricloud. Ils ne pourront pas voir le contenu du dossier, ni effectuer des modifications. Cela évite l’envoi de lourdes pièces jointes par e-mail, l’utilisation du FTP ou de services de partage de fichiers.
Pour cela créez un dossier, cliquez sur l’icône de partage et une fois le lien de partage créé (voir chapitre 5.2. Partager par lien public), cliquez sous l’intitulé « Lien de partage » et choisir « Dépôt de fichier ».

Si vous souhaitez ajouter des paramètres spécifiques au lien, cliquez sur les trois points à droite de l’intitulé « Lien de partage » et choisissez « Personnaliser le lien ».

Vous pouvez définir un mot de passe, une date d’expiration, masquer le téléchargement, ajouter une note, ou personnaliser les permissions.

La personne qui utilisera le lien arrivera sur une page spécifique pour téléverser un ou des fichiers. Il suffira de cliquer sur le bouton pour choisir le fichier sur son ordinateur, ou simplement de faire glisser le fichier directement sur la page.

Une fois le fichier téléversé, l’indication que cela s’est bien déroulé s’affiche sous le bouton.

7. Partage et synchronisation

Attention lorsqu’un fichier ou un dossier est partagé cela n’ajoute rien au stockage de votre instance, mais si vous synchronisez votre compte sur votre ordinateur, cela ajoute donc des Mo supplémentaires sur votre ordinateur. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez décocher le dossier « _Partages_reçus_des_autres_utilisateurs » dans les paramètres de partage du logiciel de synchronisation.

Vous pouvez également paramétrer votre logiciel de synchronisation pour lui dire de demander une confirmation avant de synchroniser des dossiers supérieurs à un certain nombre de Mo. Pour cela ouvrez le logiciel, cliquez sur la flèche à droite de votre avatar, puis sur « Paramètres ».

Cliquez sur l’icône des paramètres en haut à droite de la fenêtre qui s’ouvre.

Cochez la case « Demander la confirmation avant de synchroniser les dossiers les plus grands que » et indiquez un chiffre plafond.

8. Panneau latéral gauche de la page

Sur la gauche de la page des fichiers, se trouvent un certain nombre d’items qui sont des raccourcis vers certains types de fichiers ou dossiers.

8.1. Stockage externe

L’application « Stockage externe » va permettre de relier votre compte Numéricloud à une instance externe sur laquelle vous stockez des fichiers. Par exemple Amazon S3, un autre Nextcloud, un NAS personnel (boîtier contenant un ou plusieurs disques durs connecté à votre box), etc. En gros vous pouvez accéder à ce stockage depuis votre compte Numéricloud, sans que les fichiers présents sur ce stockage externe n’entament la quantité d’espace disponible sur votre compte. Il s’agit simplement d’un lien direct vers le stockage externe.
Pour le configurer vous devez vous rendre dans les paramètres.

Puis dans « Stockage externe ».

Le but ici n’est pas d’expliquer comment cela fonctionne, mais d’informer les personnes qui seraient intéressées, que cette fonctionnalité existe.

8.2. Paramètres de fichiers

Afficher les fichiers masqués : Ils sont également appelés fichiers de points, parce qu’ils sont précédés d’un point, par exemple « .mailfile ». Le point indique à votre système d’exploitation de masquer ces fichiers dans vos navigateurs, sauf si vous choisissez de les afficher. Il s’agit généralement de fichiers de configuration.
Afficher en miniatures carrées : Toutes les miniatures d’images illustrant les fichiers apparaîtront carrées en cochant cette case.
Afficher les espaces de travail riche : Décocher cette case supprimera les en-têtes créés par les fichiers « lisez moi.md ».
Afficher les recommandations : Dans la partie haute de la page d’accueil des fichiers on trouve des vignettes qui sont des dossiers ou fichiers consultés récemment, auxquels on peut accéder rapidement. En décochant la case ces vignettes n’apparaîtront plus.
WebDAV : il est possible de connecter votre ordinateur personnel à votre serveur Nextcloud en utilisant le protocole WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning) plutôt qu’une application spécifique. C’est une extension du protocole HTTP permettant de créer, lire ou modifier des fichiers sur des serveurs web.

Nous refermons la page de ce tutoriel, en espérant que cette lecture vous aura instruite.

Ces lignes ne sont que la fin d’un chapitre, avant peu votre soif d’apprendre sera à nouveau comblée 😉

Matthias, équipe Numéricoop / Numéricloud