Comment utiliser le Deck de Numéricloud pour gérer vos projets avec la méthode kanban
Après nos tutoriel sur L’application Agenda de Numéricloud et sur la Synchronisation sur un smartphone Android, nous continuons l’exploration des applications disponibles sur Numéricloud, avec un petit guide sur le fonctionnement du Deck.
Le Deck est une application de gestion de projets qui vous permet d’organiser et de suivre vos travaux, et vos listes de tâches directement depuis votre instance Numéricloud. Elle offre des fonctionnalités de collaboration, d’organisation et de suivi de l’avancement de vos activités, sous forme d’un tableau kanban, pour aider votre équipe à rester organisée et productive.
- 1. Créer un tableau
- 2. Créer des listes
- 3. Les cartes
- 4. Gestion du tableau
- 4.2. Renommer le tableau
- 4.3. Dupliquer le tableau
- 4.4. Archiver le tableau
- 4.5. Désactiver les rappels
- 4.6. Supprimer le tableau
- 5. Cartes à venir
- 6. Deck et Agenda
1. Créer un tableau
Pour gérer le Deck cliquez sur l’icône en haut de la page.
La page d’accueil du Deck est un résumé de toutes les cartes (tâches) qui sont en cours, avec les échéances lorsqu’il y en a.
Dans un premier temps déployez le volet sur la gauche pour faire apparaître les paramètres. Pour cela cliquez sur les trois traits.
Pour créer un nouveau tableau, cliquez sur « Ajouter un tableau ».
Donnez un nom au tableau, et cliquez sur la flèche.
Une fois créé, cliquez sur son nom pour l’ouvrir.
2. Créer des listes
Pour créer la première liste remplir le champ « Nom de la liste », et cliquez sur la flèche.
Pour ajouter une liste, cliquez sur le « + » tout à droite.
Indiquez son nom, et cliquez sur la flèche. Faire cela autant de fois qu’il y a de liste à ajouter.
Vous vous retrouvez avec toutes les listes créées.
3. Les cartes
3.1. Créer une carte
Choisissez la liste dans laquelle vous souhaitez mettre la carte, et cliquez sur le « + » qui se trouve sur sa droite.
Dans le champ, indiquez le nom de la carte, et cliquez sur la flèche. Faire de même pour toutes les cartes que vous souhaitez ajouter.
3.2. Gérer les cartes
Pour gérer une carte, cliquez sur les trois petits points à droite.
Les paramètres sont les suivants.
- Permet de s’assigner la carte.
- Permet de déplacer la carte dans une autre liste (voir ci-dessous).
- Permet d’ouvrir une fenêtre pour voir les détails de la carte, et ajouter des éléments.
- Archiver la carte la supprimera visuellement des listes, mais ne la supprimera pas du deck, elle sera simplement dans les archives.
- Pour supprimer définitivement la carte.
3.2.1. Déplacer la carte
Pour déplacer la carte cliquez sur « Déplacer la carte ».
Choisir le tableau et la liste dans laquelle intégrer la carte, et cliquez sur « Déplacer la carte ».
Il est également possible de les déplacer en glisser/déposer, avec la souris de l’ordinateur.3.2.2. Archiver la carte
Pour l’archiver, cliquez sur « Archiver la carte ».
Pour retrouver une carte archivée, cliquez sur les trois points en haut à droite de la page, et cliquez sur « Afficher les cartes archivées ».
Ne s’affichent alors que les cartes archivées, dans la liste où elles étaient au moment de leur archivage. Mais pour bien montrer que l’on se trouve dans les archives, à côté du nom du tableau est écrit « (Cartes archivées) ».
Toutes les cartes d’une liste peuvent être archivées en une fois. Cliquez sur les trois points à droite du nom de la liste, puis sur « Archiver toutes les cartes ». C’est au même endroit que l’on peut supprimer la liste, en cliquant sur « Supprimer la liste ».
Pour sortir des archives, cliquez sur les trois points, puis sur « Masquer les cartes archivées ».
3.2.3. Détails de la carte
Une fois les cartes créées, vous pouvez les modifier ou ajouter des options en cliquant sur « Détails de la carte ».
Une fenêtre s’ouvre au centre de la page. Vous retrouvez le nom de la carte, et juste en dessous, la date de la dernière modification, et celle de la création de la carte.
En haut à droite, les trois points permettent de paramétrer l’ouverture et l’ancrage de cette fenêtre à droite de la page plutôt qu’au centre, en cliquant sur « Ouvrir dans le panneau latéral ».
Les cartes s’ouvriront donc par la suite de cette façon.
3.2.3.1. Les étiquettes
Le champ « Associer une étiquette à cette carte » permet d’ajouter une information supplémentaire. Par défaut il y a 4 étiquettes existantes.
Une fois qu’une étiquette est ajoutée, elle apparaît sur la carte.
Pour supprimer, modifier des étiquettes, ou ajouter ses propres étiquettes, cliquez sur les trois points à droite du nom du tableau, puis sur « Détails du tableau ».
Pour supprimer une étiquette existante, cliquez sur l’icône de la poubelle en face du nom.
Pour modifier le nom ou la couleur d’une étiquette, cliquez sur le crayon.
Pour modifier la couleur cliquez sur le rond de couleur.
Pour ajouter une nouvelle étiquette, cliquez sur « Ajouter une nouvelle étiquette », un champ apparaît pour le nom, et un rond noir pour choisir la couleur.
3.2.3.2. Assigner une carte
Il est possible d’associer une carte à une personne spécifique. Si le tableau n’est pas partagé, vous ne pouvez l’attribuer qu’à vous-même, s’il est partagé elle peut être attribuée à n’importe quelle personne faisant partie du partage.
Vous pouvez également vous l’assigner à vous-même en cliquant sur les trois points, et en cliquant sur « Me l’assigner ».
Une icône apparaît sur la carte pour indiquer à qui elle est attribuée.
3.2.3.3. Date d’échéance d’une carte
Une date d’échéance peut être attribuée à une carte. Cliquez sur le champ de date, choisir la date.
Une fois la date sélectionnée la fenêtre de l’heure apparaît, choisir l’heure, et cliquez sur « OK ».
Lorsque la date et l’heure ont été établies, le temps restant avant l’échéance apparaît sur la carte.
3.2.3.4. Description d’une
Une description peut-être ajoutée à la carte. C’est le langage Markdown qui est utilisé pour l’écriture du texte. Framasoft a fait un petit guide sur l’utilisation de Markdown.
- Permet de revenir en arrière si on veut supprimer une action effectuée.
- Permet de mettre du texte en gras.
- Permet de mettre du texte en italique.
- Permet de mettre un titre H1.
- Permet de mettre une liste à puces.
- Permet de mettre un lien sur du texte.
- Permet de mettre un message informatif : Info, succès, avertissement, ou danger.
- Permet d’ajouter un émoji.
- Permet de joindre un fichier (voir explications paragraphe 3.2.3.5).
- Paramètres supplémentaires (voir juste en-dessous)
Vous pouvez également ajouter un fichier joint à la carte, en cliquant sur le dossier.
Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur « Téléverser de nouveaux fichiers » pour récupérez le fichier sur votre ordinateur, ou sur « Choisir depuis fichiers » pour le récupérer dans vos fichiers de l’instance Numéricloud. Cliquez sur la flèche à droite du nom du fichier pour le télécharger.
Le fichier s’ajoute à la description.
3.2.3.5. Paramètres supplémentaires de la description
- Permet de rétablir une action annulée.
- Permet de souligner du texte.
- Permet de barrer du texte.
- Permet de créer une liste avec numéros.
- Permet de créer une liste de tâches avec des cases à cocher.
- Permet de mettre du texte sous forme de citation.
- Permet d’ajouter du code en gardant sa mise en page.
- Permet d’ajouter un tableau.
- Permet d’avoir une traduction du texte (mais cette fonction n’est pas active dans Numéricloud)
- Permet d’avoir de l’aide pour la mise en forme du langage Markdown (voir juste en dessous)
Mise en forme du langage Markdown.
3.2.4. Pièces jointes de la carte
Comme vu précédemment il est possible d’ajouter une pièce jointe à une carte en passant par la description. Il est également possible de le faire en allant dans la partie « Pièces jointes » des paramètres de la carte.
Pour afficher le fichier, cliquez sur les trois points à droite, et cliquez sur « Afficher dans fichiers ».
Le document s’ouvre.
Vous pouvez télécharger la pièce jointe.
Vous pouvez supprimer la pièce jointe.
3.2.5. Commentaires de la carte
Toutes les personnes ayant accès au tableau peuvent ajouter des commentaires sur les cartes. Se rendre dans « Commentaires », ajouter un commentaire dans le champ, et appuyer sur la flèche pour enregistrer.
Toutes les personnes ayant accès au tableau peuvent voir les commentaires.
En cliquant sur les trois points à droite du nom de la personne qui a fait le commentaire vous pouvez répondre au commentaire (même à l’un de vos propres commentaires). Vous pouvez également modifier ou supprimer vos commentaires, mais pas ceux des autres.
3.2.6. Chronologie de la carte
Dans la partie « Chronologie » on retrouve l’ensemble des actions qui ont été effectuées sur la carte.
4. Gestion du tableau
Pour gérer le tableau, cliquez sur les trois points à côté de son nom. Il y a d’abord les détails. En cliquant sur « Détails du tableau » s’ouvre un volet sur la droite.
4.1. Détails du tableau
4.1.1. Partagé un tableau
Il est possible de partager le tableau avec d’autres personnes, groupes, ou cercles. Il suffit de commencer à taper un nom dans le champ pour la recherche.
4.1.2. Gérer les étiquettes
Pour la gestion des étiquettes voir le chapitre 3.2.3.1.Les étiquettes.
4.1.3. Éléments supprimés
Dans cette section on retrouve tous les éléments, listes ou cartes, qui ont été supprimées. Pour les restaurer, cliquer sur la petite flèche en rond sur la droite.
4.1.4. Chronologie
Dans la partie « Chronologie » on retrouve l’ensemble des actions qui ont été effectuées sur le tableau.
4.2. Renommer le tableau
Cliquer sur « Renommer le tableau » permet à la fois de le renommer, et de modifier la couleur du rond.
4.3. Dupliquer le tableau
Cela permet de copier le tableau tel qu’il est, avec les mêmes listes, mais sans les cartes.
4.4. Archiver le tableau
Dès qu’un tableau a été archivé, un nouvel onglet apparaît « Tableaux archivés », dans lequel on retrouve tous les tableaux archivés.
4.5. Désactiver les rappels
Cliquer sur « Désactiver les rappels » supprimera les notifications lorsque les cartes ayant une date arriveront à échéance.
4.6. Supprimer le tableau
Cela supprime le tableau et tous les éléments qui le composent.
Après avoir cliqué sur « Supprimé le tableau », pendant quelques secondes il est possible de revenir en arrières en cliquant sur la flèche qui apparaît.
5. Cartes à venir
Le paramètre « Cartes à venir » permet de donner un aperçu de toutes les cartes par tranches périodiques.
6. Deck et Agenda
Tous les decks créés se voient automatiquement ajoutés à l’agenda, ce qui permet de voir les différentes tâches à venir. Pour bien les distinguer des autres calendriers, le terme « Deck » est accolé devant le nom.
Nous voilà à la fin, vous en savez désormais plus sur le Deck.
Je sens votre impatience pour la suite des tutoriels, qui arrive très prochainement.
Matthias, équipe Numéricoop / Numéricloud