Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur l’Agenda de Numéricloud, sans jamais oser le demander !
Comme nous vous l’avions annoncé dans notre publication Les applications du Tableau de bord Numéricloud, voici le premier article, avec un tutoriel pas à pas sur les possibilités offertes par l’Agenda.
L’application Agenda de Numéricloud est un outil, puissant et flexible, de gestion de calendrier et de planification qui fait partie de Nextcloud. Elle permet de créer, organiser et partager des événements et des tâches avec d’autres utilisateurs/trices, le tout dans un environnement sécurisé.
1. Gestion globale
Pour gérer des agendas cliquez sur l’icône en haut de la page.
La page principale de l’agenda.
Pour naviguer entre les mois, semaines ou jours, cliquez sur les flèches.
Pour créer un nouvel évènement cliquez sur « Nouvel évènement ».
Pour revenir à la journée en cours si on se trouve ailleurs dans l’agenda, il suffit de cliquer sur « Auj ».
Pour changer la vue de l’agenda en mois, semaines, ou jours, cliquez sur l’icône à droite de « Auj ».
Il est possible d’avoir plusieurs agendas, et la liste se trouve ici (que ce soient les vôtres où ceux qui sont partagés avec vous).
En bas à gauche on trouve la corbeille et les paramètres de l’agenda.
Lorsque vous supprimez un évènement il se retrouve dans la corbeille, et sera supprimé définitivement au bout de 30 jours. Pour le supprimer manuellement, il faut cliquer sur la corbeille, puis sur vider la corbeille.
S’il y a plusieurs évènements dans la corbeille et que vous souhaitez n’en supprimer qu’un, il suffit de cliquer sur les trois petit points à droite de l’évènement et de le supprimer.
Une confirmation vous sera demandée.
Les paramètres de l’agenda permettent d’afficher ou de masquer certaines informations.
- Permet d’activer un agenda qui recense les anniversaires.
- Lorsque l’on créé une tâche, il est possible d’indiquer des dates de début et de fin de cette tâche. Si cette case est cochée cela affichera la tâche dans l’agenda, en créant un agenda du même nom.
- Permet l’affichage de la fenêtre d’évènement lorsque l’on clique sur une date pour en ajouter un (voir page 3). Si cette case est décochée, cliquer sur une date ouvrira le volet de droite avec tous les paramètres (voir page 5).
- Limite le nombre d’évènements en mode d’affichage par mois, il y en a 2 d’affichés, et une indication « X de plus ».
- On peut choisir de ne pas les afficher en décochant la case.
- Cela affiche les numéros des semaines de l’année de 1 à 52.
2. Créer un nouvel agenda
Dans le menu sur la gauche cliquez sur « Nouvel agenda ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre cliquez sur « Nouvel agenda ».
Dans le champ qui apparaît indiquez le nom de l’agenda, il apparaîtra ensuite dans la liste.
Pour le partager avec d’autres membres ou groupes, cliquez sur le crayon à droite du nom.
Une fenêtre s’ouvre. Tapez le nom du groupe ou de la personne avec qui partager l’agenda. Dès que le nom recherché apparaît, cliquez dessus.
Pour indiquer que le groupe ou l’utilisateur/trice sélectionné·e peut avoir des droits de modifications sur l’agenda (création, modification, suppression d’événements), cochez la case « peut modifier ». Il est possible d’arrêter de partager l’agenda en cliquant sur la corbeille en bout de ligne de chaque destinataire.
Le partage peut se faire aussi par un lien interne à partager avec d’autres membres de Nextccloud. Clique sur l’icône pour copier le lien.
Il est également possible de partager, en lecture seule, un agenda avec une personne externe (non inscrite sur le Nextcloud de Numéricloud). Cliquez sur le + à droite de « Lien de partage ». Attention ce lien peut être utilisé par toute personne l’ayant en sa possession.
Le lien est créé, il suffit de le copier en cliquant sur la petite icône, et de le partager.
En cliquant sur les trois petits points à droite apparaissent des paramètres pour gérer le lien.
Il est possible d’exporter l’agenda au format .ics.
Pour modifier la couleur du petit rond à côté du nom, il suffit de cliquer dessus.
3. Ajouter un nouvel évènement
Pour ajouter un évènement, cliquez sur une date. Indiquez le nom de l’évènement, choisir l’agenda correspondant (ici « Personnel »), par défaut la journée entière est sélectionnée, décochez la case pour choisir un créneau horaire (voir explications juste après), et enregistrez. Il est possible d’avoir plus de paramétrages, voir plus bas.
Lorsque la case « Toute la journée » est décochée une plage horaire apparaît. Pour la modifier cliquez sur la première date.
Une fenêtre avec les horaires se déploie, choisir l’heure souhaitée.
Pour passer aux dates, cliquer sur « indiquer une date ».
La fenêtre des dates apparaît, il suffit de faire son choix. Bien entendu il est possible de mettre l’évènement sur plusieurs jours en sélectionnant une deuxième date autre que celle du jour sélectionné.
Pour Exporter, dupliquer ou supprimer un évènement, cliquez sur les trois points en haut à droite.
Il est possible d’avoir plus de paramètres en cliquant sur le bouton « Plus ».
Un nouveau volet s’ouvre sur la droite de la page. Dans la partie « Détails » on peut ajouter des informations.
- Ajouter un emplacement.
- Ajouter une description.
- « Confirmé » l’évènement apparaît en surbrillance. « Provisoire » il apparaît moins brillant. « Annulé » il apparaît barré.
- « Si partagé… », trois modes : le premier, l’évènement apparaît pour tous les membres avec qui il est partagé. Le deuxième, les autre membres voient simplement que le créneau est occupé. Le troisième, seul·e la personne qui a créé l’agenda dont dépend l’évènement le voit.
- « Occupé » ou « Libre » permet de prendre en compte ou non cet évènement dans son calcul de temps disponible.
- Les catégories permettent de choisir parmi des catégories prédéfinies à quoi correspond l’évènement, par exemple réunion, rendez-vous, appel téléphonique, divers, etc.
- Modifier la couleur de l’évènement.
- Permet d’ajouter une notification pour le rappel de l’évènement.
- Permet d’ajouter une répétition de l’évènement par jour, semaine, mois ou année.
- Permet d’ajouter une pièce jointe liée à l’évènement.
Dans la partie « Participants » on peut ajouter des participant·es à l’évènement, mais également créer un canal de discussion lié à cet évènement. Une fois le canal créé seul le créateur de l’évènement y sera sélectionné, il faudra aller dans le canal pour ajouter d’autres membres ou groupes.
« Ressources » permet d’ajouter des salles et des ressources aux événements. Le système s’assurera que chaque salle et ressource est réservée sans conflit. Les salles et les ressources ne sont pas gérées par Nextcloud lui-même et l’application Calendrier ne permettra pas d’ajouter ou de modifier une ressource. Il faut installer et éventuellement configurer les back ends des ressources avant de pouvoir l’utiliser.
4. Importation d’un calendrier
Dans la partie gauche de la page, en bas, il y a d’autres paramètres « Paramètres de l’agenda », dont ceux permettant l’importation d’un calendrier extérieur. Cliquez dessus.
Pour importer un agenda, il faut récupérer un fichier .ics. A voir selon le logiciel depuis lequel vous récupérez le calendrier. Une fois le fichier récupéré, cliquez sur « Importer un agenda ».
Une fenêtre s’ouvre pour récupérer le fichier sur l’ordinateur, le sélectionner.
Une fenêtre s’ouvre, choisir l’agenda dans lequel on souhaite intégrer le calendrier, et cliquez sur « Importer un agenda ».
Pour intégrer un agenda via un lien (a voir comment le récupérer selon le logiciel depuis lequel vous souhaitez l’exporter), cliquez sur « + Nouvel agenda », et sélectionnez « Nouvel abonnement par lien (lecture seul) ».
Copiez le lien dans le champ et cliquez sur la flèche.
Attention ces deux méthodes ne synchronisent pas l’agenda, cela permet juste d’en importer tous les éléments pour pouvoir le gérer désormais dans Nextcloud.
5. Rendez-vous
Il est possible de générer des créneaux horaires de rendez-vous que d’autres utilisateurs de Nextcloud mais aussi des gens de l’extérieur peuvent réserver. Les Rendez-vous offrent un contrôle fin des plages où vous êtes disponibles pour un rendez-vous. Cela peut permettre d’éviter de nombreux échanges de courriel pour déterminer une date et une heure de rendez-vous. Cliquez sur le plus de « Rendez-vous ».
- Nom du RDV.
- Lieu du RDV.
- Description plus détaillée de l’objet du RDV.
- Choix de l’agenda dans lequel intégrer le RDV.
- Choisir si le RDV sera visible sur l’agenda, ou s’il nécessitera un lien spécifique à distribuer aux participant·es.
- Choisir la durée du RDV (en mn).
- Choisir l’incrément. C’est le taux auquel les créneaux possibles sont disponibles. Par exemple, vous pouvez avoir des créneaux d’une heure, mais vous les distribuez par tranches de 30 minutes, de sorte qu’une personne peut réserver à 9h00, mais aussi à 9h30.
- Permet de vérifier, qu’il n’y a pas de RDV qui se chevauchent, s’il y a un autre calendrier avec RDV.
- Permet de spécifier à quel moment de la journée les RDV sont disponibles.
- Si un RDV nécessite un temps libre avant de commencer (par exemple un temps de trajet), indiquer ce temps.
- Il est possible de sélectionner un temps libre après le RDV.
- Indiquer le délai dans lequel le prochain RDV peut avoir lieu, pour éviter que la personne suivante ne s’inscrive trop tôt.
- Limiter le nombre de créneaux par jour.
- Limiter le délai dans lequel la prise d’un autre RDV est possible.
Le RDV apparaît sur la gauche
Pour prévisualiser les paramètres du RDV, cliquez sur les trois points. Vous pouvez prévisualiser la page du RDV, copiez le lien pour le partager, modifier la configuration du RDV, ou le supprimer.
Le lien ouvre la page du RDV.
- Choisir une date.
- Choisir un lieu si nécessaire.
- Choisir un créneau.
Lors du choix du créneau une fenêtre s’ouvre, s’identifier, et réserver le créneau.
Une demande de confirmation est envoyée vers la boîte mail de la personne inscrite.
Le mail de confirmation.
Une fois que la personne a confirmé, une page s’ouvre pour terminer le processus, et donner la possibilité de réserver un autre créneau.
Une fois le RDV confirmé par la personne, il apparaît dans l’agenda. S’il y a eu du temps de prévu avant le RDV, il apparaît également, comme ici, 5 mn avant l’heure du RDV.
J’espère que ces explications vont vous permettre de prendre plus facilement en main votre Agenda.
Nous vous retrouvons très vite pour le prochain tutoriel.
À très vite !
Matthias, équipe Numéricoop / Numéricloud