L'application Deck de Numéricloud

Comment utiliser le Deck de Numéricloud pour gérer vos projets avec la méthode kanban

Après nos tutoriel sur L’application Agenda de Numéricloud et sur la Synchronisation sur un smartphone Android, nous continuons l’exploration des applications disponibles sur Numéricloud, avec un petit guide sur le fonctionnement du Deck.

Le Deck est une application de gestion de projets qui vous permet d’organiser et de suivre vos travaux, et vos listes de tâches directement depuis votre instance Numéricloud. Elle offre des fonctionnalités de collaboration, d’organisation et de suivi de l’avancement de vos activités, sous forme d’un tableau kanban, pour aider votre équipe à rester organisée et productive.

Mise à jour 08.08.24 / Nextcloud version 28

1. Créer un tableau

Pour gérer le Deck cliquez sur l’icône en haut de la page.

La page d’accueil du Deck est un résumé de toutes les cartes (tâches) qui sont en cours, avec les échéances lorsqu’il y en a.

Capture d'écran du haut de la page Deck vide, avec seulement les titres des différentes parties du tableau.

Dans un premier temps déployez le volet sur la gauche pour faire apparaître les paramètres. Pour cela cliquez sur les trois traits.

Capture d'écran de la partie gauche, en haut du tableau du Deck, où l'on voit le l'intitulé "Cartes à venir", et à sa gauche trois traits horizontaux entourés d'un cadre rouge, pour les mettre en avant.

Pour créer un nouveau tableau, cliquez sur « Ajouter un tableau ».

Capture d'écran de la partie gauche en haut de la page du Deck, où l'on voit l'item "Ajouter un tableau".

Donnez un nom au tableau, et cliquez sur la flèche.

Capture d'écran de la partie gauche en haut de la page du Deck. On voit le champ pour remplir le nom du tableau, avec l'intitulé "Mon tableau", et une flèche sur sa droite, qui est pointé vers la droite.

Une fois créé, cliquez sur son nom pour l’ouvrir.

Capture d'écran de la page du tableau qui se nomme "Mon tableau". Sur la gauche les intitulés, "Cartes à venir", en-dessous "tous les tableaux", en-dessous "Mon tableau", et en-dessous un + suivi de "Ajouter un tableau".

2. Créer des listes

Pour créer la première liste remplir le champ « Nom de la liste », et cliquez sur la flèche.

Capture d'écran de la partie basse, à droite, de la page du tableau. On voit y voit une icône qui représente des cartes symbolisées par un carré gris clair, aux coins arrondis, et rois traits de tailles de plus en plus petite, symbolisant d'autres cartes derrière la première. En-dessous est écrit "Créer une nouvelle liste pour ajouter des cartes à ce tableau", en-dessous un champ, dans lequel à été écrit "A faire", avec une flèche sur sa droite, pointant vers la droite.

Pour ajouter une liste, cliquez sur le « + » tout à droite.

Capture d'écran du haut de la page du tableau, pour mettre en valeur le +, tout à droite de la page, en l'entourant d'un carré rouge.

Indiquez son nom, et cliquez sur la flèche. Faire cela autant de fois qu’il y a de liste à ajouter.

Capture d'écran de la partie droite, en haut, de la page du tableau.
On voit un champ de recherche, et à sa droite un autre champ qui s'est ouvert lorsqu'on a cliqué sur le + cité dans l'image récédente. Et dans ce champ on a écrit "En cours".

Vous vous retrouvez avec toutes les listes créées.

Capture d'écran du haut de la page du tableau. Sur la gauche on voit les intitulés, "Prochaines cartes", en-dessous "Tous les tableaux", en-dessous "Mon tableau", et en-dessous un + suivi de "Ajouter un tableau". Dans la partie droite qui prend plus des trois quarts de la page, on voit le titre du tableau "Mon tableau", et en-dessous les titres des cartes créées, à savoir "A faire", "En cours", "Terminé".

3. Les cartes

3.1. Créer une carte

Choisissez la liste dans laquelle vous souhaitez mettre la carte, et cliquez sur le « + » qui se trouve sur sa droite.

Capture d'écran seulement de la partie des trois titres des cartes, et le + qui se trouve sur la droite de "A faire" est entouré d'un cadre rouge.

Dans le champ, indiquez le nom de la carte, et cliquez sur la flèche. Faire de même pour toutes les cartes que vous souhaitez ajouter.

Capture d'écran centré sur le titre "A faire", en-dessous duquel apparaît un champ, dans lequel a été écrit "Mettre à jour la doc".

3.2. Gérer les cartes

Pour gérer une carte, cliquez sur les trois petits points à droite.

Capture d'écran de la partie "A faire" du tableau. On voit sous le titre une carte intitulée "Mettre à jour la doc", dessous une autre intitulée "Faire le bilan", et en-dessous une dernière "Faire une liste des utilisateurs". Dans chaque carte il y a trois points alignés à droite des cartes et ceux de la première carte ont un cadre rouge.

Les paramètres sont les suivants.

Permet d’ouvrir une fenêtre pour voir les détails de la carte, et ajouter des éléments.
Permet de s’assigner la carte.
Permet de marquer la tâche comme faite
Permet de déplacer la carte dans une autre liste (voir ci-dessous).
Permet de déplacer la carte dans une conversation.
Archiver la carte la supprimera visuellement des listes, mais ne la supprimera pas du deck, elle sera simplement dans les archives.
Permet de supprimer définitivement la carte.

3.2.1. Déplacer la carte

Pour déplacer la carte cliquez sur « Déplacer la carte ».

Choisir le tableau et la liste dans laquelle intégrer la carte, et cliquez sur « Déplacer la carte ».

Capture d'écran d'une pop-up dont le titre est "Déplacer la carte vers un autre tableau". En-dessous un champ avec le titre "Sélectionner un tableau". En-dessous un autre champs avec le titre "Sélectionner une liste". Sur la droite en bas, 2 boutons, "Annuler" et "Déplacer la carte".

Il est également possible de les déplacer en glisser/déposer, avec la souris de l’ordinateur.

3.2.2. Archiver la carte

Pour l’archiver, cliquez sur « Archiver la carte ».

Pour retrouver une carte archivée, cliquez sur les trois points en haut à droite de la page, et cliquez sur « Afficher les cartes archivées ».

Ne s’affichent alors que les cartes archivées, dans la liste où elles étaient au moment de leur archivage. Mais pour bien montrer que l’on se trouve dans les archives, à côté du nom du tableau est écrit « (Cartes archivées) ».

Toutes les cartes d’une liste peuvent être archivées en une fois. Cliquez sur les trois points à droite du nom de la liste, puis sur « Archiver toutes les cartes ». C’est au même endroit que l’on peut supprimer la liste, en cliquant sur « Supprimer la liste ».

Pour sortir des archives, cliquez sur les trois points, puis sur « Masquer les cartes archivées ».

3.2.3. Marquer comme fait

Pour indiquer que la tâche est terminée, cliquez sur « Marquer comme fait ».

Un badge apparaît en indiquant depuis quand elle est terminée.

Capture d'écran d'une carte indiquée comme terminée. On voit sur la carte un badge qui indique depuis quand.

3.2.4. Poster dans une conversation

Pour l’envoyer dans une conversation, cliquez sur « Post to a conversation ».

Une fenêtre s’ouvre, choisir la conversation et cliquez sur « Sélectionner une conversation ».

Capture d'écran de la fenêtre qui s'ouvre lorsqu'on veut envoyer une carte dans une conversation. On voit l'intitulé des différentes conversations parmi lesquelles il faut choisir. En bas il y a un bouton intitulé "Sélectionner une conversation".

La carte apparaît alors dans le fil de la conversation. Si on clique dessus cela nous renvoie vers la carte dans le Deck.

Capture d'écran d'une partie de la conversation où l'on voit la carte avec le nom de la personne qui l'a posté.

3.2.5. Détails de la carte

Une fois les cartes créées, vous pouvez les modifier ou ajouter des options en cliquant sur « Détails de la carte ».

Une fenêtre s’ouvre au centre de la page avec plusieurs onglets. Le bouton « Terminé » que l’on voit ici, permet de faire comme lorsqu’on clique sur « Marquer comme fait » et de clore la carte.

En haut à droite, les trois points permettent de paramétrer l’ouverture et l’ancrage de cette fenêtre à droite de la page plutôt qu’au centre, en cliquant sur « Ouvrir dans le panneau latéral ».

Les cartes s’ouvriront donc par la suite de cette façon.

Capture d'écran du panneau latéral des détails de la carte. On y voit le titre de la carte et en-dessous 4 onglets, "Détails" (c'est cet onglet qui est ouvert), "pièces jointes", "commentaires", et "Activité".

3.2.5.1. Les étiquettes

Le champ « Associer une étiquette à cette carte » permet d’ajouter une information supplémentaire. Par défaut il y a 4 étiquettes existantes.

Une fois qu’une étiquette est ajoutée, elle apparaît sur la carte.

Capture d'écran de la partie "A faire" du tableau. On voit deux cartes l'une en dessous de l'autre. Dans la première il y a l'étiquette "Action requise".

Pour supprimer, modifier des étiquettes, ou ajouter ses propres étiquettes, cliquez sur les trois points à droite du nom du tableau, puis sur « Détails du tableau ».

Pour supprimer une étiquette existante, cliquez sur l’icône de la poubelle en face du nom.

Capture d'écran d'une partie des détails du tableau. C'est l'onglet étiquettes qui est ouvert. On voit plusieurs étiquettes de différentes couleurs, les unes en dessous des autres. Sur la droite de chaque étiquette il y a l'icône d'un crayon, et d'une poubelle.

Pour modifier le nom ou la couleur d’une étiquette, cliquez sur le crayon.

Pour modifier la couleur cliquez sur le rond de couleur.

Capture d'écran d'une partie des détails du tableau. C'est l'onglet étiquettes qui est ouvert. En-dessous du libellé "Étiquettes", il y a un champ, à gauche duquel se trouve un rond bleu, dans lequel il y a l'icône blanche d'une pipette. Ce rond est cliqué, apparaît un cadre dans lequel il y a plusieurs ronds de couleur.

Pour ajouter une nouvelle étiquette, cliquez sur « Ajouter une nouvelle étiquette », un champ apparaît pour le nom, et un rond noir pour choisir la couleur.

3.2.5.2. Assigner une carte

Il est possible d’associer une carte à une personne spécifique. Si le tableau n’est pas partagé, vous ne pouvez l’attribuer qu’à vous-même, s’il est partagé elle peut être attribuée à n’importe quelle personne faisant partie du partage.

Vous pouvez également vous l’assigner à vous-même en cliquant sur les trois points, et en cliquant sur « Me l’affecter ».

Une icône apparaît sur la carte pour indiquer à qui elle est attribuée.

Capture d'écran de la partie "A faire" du tableau, avec un zoom sur la première carte, dans laquelle on voit en bas à droite, une lettre (M), pour indiquer à qui est attribuée la carte.

3.2.5.3. Date d’échéance d’une carte

Une date d’échéance peut être attribuée à une carte. Cliquez sur le + à côté de l’icône de la date. Vous pouvez choisir des dates pré-définies, ou cliquer sur « + Sélectionner une date » pour une date personnalisée.

Si c’est la date personnalisée qui est choisie, un cahmp de date paaparaît, cliquez sur l’icône pour faire apparaître un calendrier.

Une fois la date sélectionnée la fenêtre de l’heure apparaît, choisir l’heure en positionnant la souris directement sur les heures et les minutes et en tapant le chiffre désiré.

Lorsque la date et l’heure ont été établies, le temps restant avant l’échéance apparaît sur la carte.

Capture d'écran de la partie "A faire" du tableau, avec un zoom sur la première carte, dans laquelle on voit le titre, dessous une étiquette, dessous un texte "dans 5 jours", pour indiquer la date d'échéance de la carte.

3.2.5.4. Description d’une

Une description peut-être ajoutée à la carte. C’est le langage Markdown qui est utilisé pour l’écriture du texte. Framasoft a fait un petit guide sur l’utilisation de Markdown.

Permet de revenir en arrière si on veut supprimer une action effectuée.
Permet de mettre du texte en gras.
Permet de mettre du texte en italique.
Permet de mettre un titre H1.
Permet de mettre une liste à puces.
Permet de mettre un lien sur du texte.
Permet de mettre un message informatif : Info, succès, avertissement, ou danger.
Permet d’ajouter un émoji.
Permet de joindre un fichier (voir explications paragraphe 3.2.3.5).
Paramètres supplémentaires (voir juste en-dessous)

Vous pouvez également ajouter un fichier joint à la carte, en cliquant sur le dossier.

Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur « Téléverser de nouveaux fichiers » pour récupérez le fichier sur votre ordinateur, ou sur « Choisir depuis fichiers » pour le récupérer dans vos fichiers de l’instance Numéricloud. Cliquez sur la flèche à droite du nom du fichier pour le télécharger.

Le fichier s’ajoute à la description.

Capture d'écran de la partie description de la carte. On le nom du document pdf qui a été mis en pièce jointe.

3.2.5.5. Paramètres supplémentaires de la description

Permet de rétablir une action annulée.
Permet de souligner du texte.
Permet de barrer du texte.
Permet de créer une liste avec numéros.
Permet de créer une liste de tâches avec des cases à cocher.
Permet de mettre du texte sous forme de citation.
Permet d’ajouter du code en gardant sa mise en page.
Permet d’ajouter un tableau.
Permet d’avoir de l’aide pour la mise en forme du langage Markdown (voir juste en dessous).
Permet de savoir combien il y a de mots et de caractères dans la description.

Mise en forme du langage Markdown.

Capture d'écran de la page d'aide à la mise en forme, avec l'explication de différentes syntaxes du langage Markdown.

3.2.6. Pièces jointes de la carte

Comme vu précédemment il est possible d’ajouter une pièce jointe à une carte en passant par la description. Il est également possible de le faire en allant dans la partie « Pièces jointes » des paramètres de la carte.

Pour afficher le fichier, cliquez sur les trois points à droite, et cliquez sur « Afficher dans fichiers ».

Le document s’ouvre.

Capture d'écran de la page du fichier joint, fichier qui n'a pas d'intérêt en soit, puisqu'il est juste là pour l'illustration.

Vous pouvez télécharger la pièce jointe.

Vous pouvez supprimer la pièce jointe.

3.2.7. Commentaires de la carte

Toutes les personnes ayant accès au tableau peuvent ajouter des commentaires sur les cartes. Se rendre dans « Commentaires », ajouter un commentaire dans le champ, et appuyer sur la flèche pour enregistrer.

Toutes les personnes ayant accès au tableau peuvent voir les commentaires.

En cliquant sur les trois points à droite du nom de la personne qui a fait le commentaire vous pouvez répondre au commentaire (même à l’un de vos propres commentaires). Vous pouvez également modifier ou supprimer vos commentaires, mais pas ceux des autres.

3.2.8. Activité de la carte

Dans la partie « Activité » on retrouve l’ensemble des actions qui ont été effectuées sur la carte.

4. Gestion du tableau

Pour gérer le tableau, cliquez sur les trois points à côté de son nom. Il y a d’abord les détails. En cliquant sur « Détails du tableau » s’ouvre un volet sur la droite.

4.1. Détails du tableau

4.1.1. Partagé un tableau

Il est possible de partager le tableau avec d’autres personnes, groupes, ou cercles. Il suffit de commencer à taper un nom dans le champ pour la recherche.

Capture d'écran d'une partie des détails du tableau. C'est l'onglet partagé qui est ouvert.
Sous le nom de l'onglet, il y a un champ, dans lequel le nom d'une utilisatrice commence à être tapé, et en-dessous apparaît son nom d'utilisatrice en entier, pour le sélectionner.

4.1.2. Gérer les étiquettes

Pour la gestion des étiquettes voir le chapitre 3.2.3.1.Les étiquettes.

4.1.3. Éléments supprimés

Dans cette section on retrouve tous les éléments, listes ou cartes, qui ont été supprimées. Pour les restaurer, cliquer sur la petite flèche en rond sur la droite.

Capture d'écran d'une partie des détails du tableau. C'est l'onglet "Éléments sup..." qui est ouvert. Sous le nom de l'onglet, il y a 2 items "Liens supprimés", et "Cartes supprimées". Sous le second item le nom d'une carte qui a été supprimée, avec l'icône d'une flèche recourbée, pour le restaurer si nécessaire.

4.1.4. Activité

Dans la partie « Activité » on retrouve l’ensemble des actions qui ont été effectuées sur le tableau.

4.2. Renommer le tableau

Cliquer sur « Renommer le tableau » permet à la fois de le renommer, et de modifier la couleur du rond.

4.3. Dupliquer le tableau

Cela permet de copier le tableau tel qu’il est, avec les mêmes listes, mais sans les cartes.

Capture d'écran du haut de la page du tableau copié. Sur la gauche on voit les intitulés, "Prochaines cartes", en-dessous "tous les tableaux", en-dessous "Mon tableau", en-dessous "Mon tableau (copie)". Dans la partie droite qui prend plus des trois quarts de la page, on voit le titre du tableau "Mon tableau (copie)". En-dessous les intitulés des cartes à créer, à savoir "A faire", "En cours", "Terminé".

4.4. Archiver le tableau

Dès qu’un tableau a été archivé, un nouvel onglet apparaît « Tableaux archivés », dans lequel on retrouve tous les tableaux archivés.

Capture d'écran de la partie gauche de la page des tableaux, on y voit plusieurs items, les uns en-dessous des autres : "Prochaines cartes", "Tous les tableaux", "Mon tableau", "Tableaux archivés", "Mon tableau (copie)", et "+ ajouter un tableau".

4.5. Exporter le tableau

Il suffit de cliquer sur « Exporter le tableau » pour exporter ce tableau sur votre ordinateur au format .csv.

Vous retrouvez donc le tableau avec les cartes qui le composent sous la forme d’un fichier Calc.

Capture d'écran d'une partie d'un fichier LibreOffice Calc, où l'on voit les 4 lignes qui composent le tableau qui a été exporté. Ces lignes sont les cartes du tableau et les éléments qui les composent, descriptions, noms, étiquettes, dates, créations, modifications.

4.6. Désactiver les rappels

Cliquer sur « Désactiver les rappels » supprimera les notifications lorsque les cartes ayant une date arriveront à échéance.

4.7. Supprimer le tableau

Cela supprime le tableau et tous les éléments qui le composent.

Un avertissement apparaît en cas d’erreur.

Capture d'écran de la fenêtre qui apparaît lorsqu'on demande la suppression d'un tableau, pour demander si l'on souhaite vraiment supprimer ce tableau, car cela supprimera tout, les données du tableau également.

Après avoir cliqué sur « Supprimé le tableau », pendant quelques secondes il est possible de revenir en arrières en cliquant sur la flèche qui apparaît.

5. Prochaines cartes

Le paramètre « Prochaines cartes » permet de donner un aperçu de toutes les cartes par tranches périodiques.

Capture d'écran du haut de la page "Prochaines cartes". Sur la gauche on voit les intitulés, "Prochaines cartes", en-dessous "tous les tableaux", en-dessous "Mon tableau", et en-dessous un + suivi de "Ajouter un tableau". Dans la partie droite qui prend plus des trois quarts de la page, on voit le titre "Prochaines cartes", en-dessous 6 items; les uns à côtés des autres : "En retard", "Aujourd'hui" (avec en-dessous une carte), "Demain", "7 prochains jours" (avec en-dessous 2 cartes), "plus tard", et "Sans échéance".

6. Deck et Agenda

Tous les decks créés se voient automatiquement ajoutés à l’agenda, ce qui permet de voir les différentes tâches à venir. Pour bien les distinguer des autres calendriers, le terme « Deck » est accolé devant le nom.

Capture d'écran de la partie gauche de la page des agenda. On voit en-dessous les uns des autres : Le mois et l'année, avec des flèches de chaque côté, Un bouton "+ Évènement." avec à côté "Auj", et une icônes de 6 petits carrés noirs. 5 titres d'agendas les uns en-dessous des autres. Puis 2 titres de decks. Puis "+ nouvel agenda".

Nous voilà à la fin, vous en savez désormais plus sur le Deck.

Je sens votre impatience pour la suite des tutoriels, qui arrive très prochainement.

Matthias, équipe Numéricoop / Numéricloud

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