Application Contacts - Numéricloud

Avec l'application Contacts de Numéricloud, gérez vos contacts en toute simplicité et en toute sécurité, où que vous soyez.

Vous avez aimez nos tutoriels sur L'application Tâche de Numéricloud, L’application Deck de Numéricloud la Synchronisation sur un smartphone Android, et L’application Agenda de Numéricloud, vous allez adorer ces explications sur les fonctionnalités de Contacts.

L'application Contacts est une application de gestion de contacts qui fait partie de l'écosystème Nextcloud. Elle permet aux utilisateurs de stocker, organiser et gérer leurs contacts de manière sécurisée dans l'environnement Numéricloud. Grâce à cette application, les utilisateurs peuvent synchroniser leurs contacts sur différents appareils, partager des listes de contacts avec d'autres utilisateurs Numéricloud, et bénéficier de fonctionnalités avancées. En résumé, l'application offre une solution conviviale et sécurisée pour gérer efficacement les contacts personnels et professionnels.

Mise à jour 08.08.24 / Nextcloud version 28

1. Ajouter des contacts

Pour gérer les contacts cliquez sur l’icône en haut de la page.

1.1. Importer des contacts

Il est possible d’importer un fichier VCF/vCard , pour cela cliquez sur "Importer les contacts".

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur "Importer les contacts".

Capture d'écran du bas de la page des paramètres des contacts, où l'on voit le bouton "Importer des contacts".

Pour récupérer le fichier depuis votre ordinateur, cliquez sur "Sélectionner".

Capture d'écran de la fenêtre "Importer les contacts", avec le titre, et en-dessous 2 boutons l'un à côté de l'autre. A gauche le bouton "Sélectionnez un fichier local" avec l'icône de téléchargement sur sa gauche. Il y a un cadre rouge qui l'entoure pour le distinguer. A droite un bouton avec l'icône d'un dossier suivit de "Importer depuis fichiers".

Pour récupérer le fichier depuis un de vos dossiers Numéricloud, cliquez sur l’icône du dossier.

1.2. Ajouter des contacts manuellement

Pour ajouter un contact manuellement, cliquez sur "Nouveau contact".

Capture d'écran du haut du volet gauche de la page Contacts, avec 2 boutons l'un en-dessous de l'autre, "Nouveau contact" avec l'icône + à sa gauche et "Tous les contacts" avec l'icône de 2 hauts de silhouettes l'une à côté de l'autre sur sa gauche, et le nombre total de contacts à sa droite.

Remplir la fiche d’information. Une fois remplie cliquez sur "Enregistrer".

Capture d'écran d'une fiche de contacts vide. On y voit l'ensemble des champs qu'il est possible de remplir, tel le nom, la fonction, la société, le téléphone, l'email, l'adresse (avec différents champs comme boîte postale, adresse, adresse étendue, code postale, ville, pays), le carnet d'adresse, les groupes de contacts, et sur la droite un bouton "Ajouter plus d'informations", avec l'cône + sur sa gauche.

Il est possible d’ajouter des informations en cliquant sur "Ajouter plus d’informations".

Capture d'écran de la fenêtre qui s'ouvre en cliquant sur "Ajouter plus d'informations". Apparaissent les intitulés : Téléphone, Email, Adresse, Anniversaire, Site web, Réseau social, Supérieur, ... Plus de champs.

On peut encore ajouter des champs en cliquant sur "… Plus de champs".

Capture d'écran de la fenêtre qui s'ouvre en cliquant sur "... Plus de champs". Apparaissent les intitulés : Autres dates, contacts liés, date de décès, Fuseau horaire, ID de cloud fédéré, Langues parlées, Messagerie instantanée, Nom de famille phonétique, Nom détaillé, Notes, Position, Prénom phonétique, Relation avec vous, Sexe, Surnom.

En cliquant sur les trois points en haut à droite de la fiche apparaissent des fonctions supplémentaires.

Capture d'écran de la fenêtre qui s'ouvre en cliquant sur les 3 points avec les intitulés "Télécharger", "Générer un QR code", "Exclure le contact de l'agenda d'anniversaire" et "Supprimer". 0 droite de chaque intitulé est écrit un chiffre de 1 à 4 en rouge, correspondants aux mêmes nombres dans le texte qui se trouve à droite de l'image, avec les explications de ce à quoi correspond ces intitulés.

Permet de télécharger le contact sous forme de fichier .vcf.
Permet de générer un QR code avec les informations du contact.
Permet d’exclure le contact de l’agenda d’anniversaire.
Permet de supprimer le contact.

2. Actions sur les contacts

Pour modifier un contact, cliquez sur le contact souhaité, puis sur "Éditer".

Capture d'écran du haut de la fiche contacts.
Sur la partie gauche on voit 2 nom de contacts avec email, et sur la partie droit le début d'une fiche contact, avec le nom et prénom, dessous l'intitulé téléphone, et en-dessous un numéro de télémphone, et à droit l'intitulé "Éditer" entourer d'un carré rouge pour le distinguer.

Vous pouvez également dupliquer le contact en cliquant sur les trois points à droite de "Éditer", puis sur "Dupliquer le contact".

Capture d'écran de la fenêtre qui s'ouvre lorsqu'on clique sur les trois points à côté de l'intitulé "Éditer". Dans la fenêtre les items suivants : Télécharger, Dupliquer le contact, Générer un QR code, Exclure le contact de l'agenda d'anniversaire Supprimer.

Il est possible d’ajouter une photo sur le profil des contacts.

Téléchargez l’image à partir de votre ordinateur.
Récupérez une image dans les dossiers de Nextcloud.
Récupérez une image à partir de Gravatar.

Une fois qu’une image est ajoutée, en mode édition du profil, de nouvelles fonctionnalités apparaissent lorsqu’on clique sur l’image.

Téléchargez une nouvelle image à partir de votre ordinateur.
Récupérez une nouvelle image dans les dossiers de Nextcloud.
Récupérez une nouvelle image à partir de Gravatar.
Télécharger l’image sur votre ordinateur.
Supprimer l’image.

3. Paramètres des contacts

Pour ouvrir les paramètres des contacts, cliquez sur "Paramètres de contacts" en bas à gauche de la page.

C’est là que l’on trouve les paramètres généraux et les carnets d’adresses.

Capture d'écran de la fenêtre des paramètres des contacts. C'est l'onglet paramètres généraux qui est sélectionné. Ils sont détaillés juste après.

3.1. Paramètres généraux

Si les contacts ont leur adresse mail identique à celle utilisée sur les réseaux sociaux, il est possible lors de la création du contact de mettre l’avatar utilisé sur les réseaux sociaux à la place de la photo, et de pouvoir vérifier la mise à jour de ces avatars en cochant "Mettre à jour les avatars à partir des réseaux sociaux" (attention cette fonctionnalité n’est pas toujours au point, et peut plus ou moins fonctionner suivant les versions de Nextcloud).

Capture d'écran du haut de la fenêtre des paramètres des contacts. On y voit le titre "Paramètres généraux" et l'intitulé "Mettre à jour les avatars à partir des réseaux".

Il est possible de faire varier la façon dont le nom des contacts est affiché dans la liste, en cliquant sur le champ de la liste, et en choisissant le mode d’affichage.

Capture d'écran de la fenêtre qui s'ouvre lorsqu'on clique sur l'intitulé "Nom affiché" des paramètres généraux. Il y a prénom, nom, prénom phonétique, nom de famille phonétique, nom affiché, et dernière modification. Sur la droite de chauqe intitulé, il y a un chiffre allant de 1 à 6 dans l'ordre de citation des intitulés. Ce chiffre permet de se référer aux explications qui se trouvent à droite de l'image.

Tri alphabétique par le prénom.
Tri alphabétique par le nom.
Tri alphabétique par le prénom phonétique.
Tri alphabétique par le nom de famille phonétique.
Tri alphabétique par le champ tout en haut de la fiche du contact.
Tri alphabétique par la dernière modification en date.

Attention pour que cette fonctionnalité fonctionne, il faut que ces items soient renseignés, aussi lors de la création du contact il faut cliquer sur 1 "Ajouter plus d’informations", sur 2 "… Plus de champs", puis sur 3 "Nom détaillé".

Capture d'écran du bouton "Ajouter plus d'informations", que l'on trouve lors de la création de la fiche contact. Ce bouton est encadré en rouge pour le faire ressortir, et il y a un chiffre 1 sur sa gauche. Comme ce bouton est cliqué on voit une fenêtre qui s'est ouverte avec plusieurs items, dont le dernier "...Plus de champ" qui est encadré en rouge, et à la droite duquel se trouve le chiffre 2.

Il faut sélectionner les items que l’on souhaite ajouter.

Apparaissent alors ces nouveaux items. Tous les contacts doivent avoir les mêmes champs remplis pour que cela fonctionne.

Capture d'écran des nouveaux champs apparus, Prénom phonétique et Nom de famille phonétique..

3.2. Carnets d’adresses

Pour gérer un carnet d’adresse, cliquez sur les trois points à droite du nom.

Capture d'écran de la partie "Carnets d'adresses" des paramètres généraux, avec les noms des carnets d'adresses existants. A droite de celui nommé "Contacts" se trouve 3 points qui sont cliqués, et qui laissent apparaître une fenêtre avec plusieurs items : "Copier le lien", "Télécharger", "Montrer" (avec une case cochée devant), "Renommer", "Supprimer". A droite de chaque item se trouve un chiffre de 1 à 5, dans l'ordre de citation des items, pour expliquer le rôle de chacun dans le paragraphe qui se trouve à droite de l'image.

Permet de copier le lien du carnet.
Permet de télécharger le carnet au format .vcf (vCard File).
Permet de masquer le carnet. Il ne sera plus visible.
Permet de renommer le carnet.
Permet de supprimer le carnet.

Pour partager le carnet d’adresses avec des personnes présentes sur l'instance Numéricloud, cliquez sur l’icône de partage.

Dans le champ qui apparaît taper les premières lettres de la personne ou du groupe avec qui le partager.

Capture d'écran de la partie du carnet d'adresse où l'on voit le champ à remplir pour chercher une personne avec qui partager le carnet.

Pour ajouter un carnet, remplir le champ "Ajouter un nouveau carnet d’adresses", et cliquez sur la flèche.

Capture d'écran de la partie "Carnets d'adresses" des paramètres généraux, avec les noms des carnets d'adresses existants. On voit le champ "Mon nouveau carnet" qui est encadré en rouge pour le faire ressortir.

Il est également possible d’importer des contact à partir de cette fenêtre, en cliquant sur "Importer les contacts".

Capture d'écran du bas de la partie "Carnets d'adresses" des paramètres généraux, avec les noms des carnets d'adresses existants. On voit le bouton "Importer les contacts".

Choisir d’abord le carnet d’adresses dans lequel importer les contacts.

Capture d'écran de la fenêtre qui s'ouvre lorsqu'on clique sur "Importer les contacts". On voit le titre Importer les contacts, avec un menu déroulant ouvert, contenant 2 items "Mon nouveau carnet" et "Contacts". en-dessous 2 boutons à moitié cachés par le champ ouvert.

Puis sélectionner le fichier sur l’ordinateur en cliquant sur "Sélectionnez un fichier local", ou le récupérer sur votre instance Numéricloud en cliquant sur "Importer depuis fichiers".

Capture d'écarn de la fenêtre qui s'ouvre lorsqu'on clique sur "Importer les contacts". On voit le titre "Importer les contacts", avec un menu déroulant fermé. En-dessous 2 boutons, à gauche un bouton avec l'icône d'une flèche vers le haut symbolisant le téléchargement et l'intitulé "Sélectionnez un fichier local", et à droite un bouton avec l'icône d'un dossier suivit de "Importer depuis fichiers".

Lorsque vous avez plusieurs carnets d’adresses, au moment de la création d’un contact il faudra choisir dans quel carnet le mettre.

Capture d'écran de la partie de la fiche contact où l'on voit le champ carnet d'adresses, qui est un champ déroulant, déroulé, où l'on voit les noms des carnets d'adresses.

4. Groupes de contacts

Il est recommandé de n’avoir que des groupes contenant, soit uniquement des contacts externes, soit uniquement des contacts internes. Sur la gauche de la page, cliquez sur le "+" à droite de "Groupes de contacts".

Capture d'écran du haut du volet à gauche de la page des contacts, où l'on voit les noms des contacts, et en bas l'intitulé "Groupe de contacts" avec un + sur sa droite qui est encadré en rouge pour le faire ressortir.

Indiquez le nom du groupe et faîtes "Entrer".

Capture d'écran d'une partiet du volet à gauche de la page des contacts, où l'on voit l'intitulé "Groupes de contacts" avec un + sur sa droite, sur lequel on a cliqué, ce qui a fait apparaître une fenêtre avec le titre "Créer un nouveau groupe de contacts", et un champ en-dessous pour donner un nom au groupe, ici "Mon groupe".

Pour gérer les paramètres du groupe, cliquez sur les trois points à droite du nom.

Capture d'écran d'une partie du volet à gauche de la page des contacts, où l'on voit l'intitulé "Groupes de contacts", sous lequel il y a le nom du groupe créé précédemment. A droite du nom il y a 3 points sur lesquels on a cliqué, ce qui a fait apparaître une fenêtre avec plusieurs intitulés : Ajouter des contacts, Exporter, Envoyer un e-mail, Envoyer l'e-mail comme CCI. Il y a des chiffres de 1 à 4 à droite des intitulés, dans l'ordre de citation, pour se référer aux explications à droite de l'image.

Permet d’ajouter des contacts.
Permet d’exporter les contacts du groupe sous forme de fichier, au format .vcf.
Permet d’envoyer un mail aux contacts de ce groupe.
Permet d’envoyer un mail aux contacts de ce groupe, en mettant tous les mails en copie cachée.

5. Les cercles

Les cercles permettent de créer des groupes. La différence avec les groupes de la section précédente, c'est que les groupes sont formés avec les contacts de ses carnets d’adresses, alors que les cercles sont formés avec des personnes partageant l'instance Numéricloud, ou des contacts présent·es dans des groupes de contacts. Les cercles peuvent être utilisés ultérieurement pour partager des fichiers, des dossiers, des canaux de conversations, etc.

Pour créer un cercle, cliquez sur le "+" à droite de "Cercles".

Capture d'écran du haut du volet à gauche de la page des contacts, où l'on voit les noms des contacts, l'intitulé "Groupes de contacts", et en bas l'intitulé "Cercles", avec un + sur sa droite encadré de rouge pour le distinguer.

Indiquez le nom, et cliquez sur "Créer un cercle".

Capture d'écran de la fenêtre qui s'ouvre lorsqu'on clique sur le + de "Cercles". on y voit un champ dans lequel on met le nom du cercle que l'on souhaite donner.

La page des paramètres s’ouvre.

Capture d'écran de la page des paramètres des cercles. Il ya plusieurs items à la droite desquels il y a des chiffres allant de 1 à 10, pour se référer aux explications qui se trouvent à droite de l'image.

Permet de modifier le nom du cercle.
Permet de copier le lien du cercle.
Permet d’jouter une description du cercle.
Permet d’autoriser tout le monde à adhérer au cercle.
Rend obligatoire l’acceptation des membres ajouté·es au cercle.
Rend obligatoire l’approbation par un modérateur de toute demande d’adhésion.
Permet à tou·tes les membres du cercle d’inviter d’autres personnes à devenir membre.
Permet de rendre visible ce cercle par toutes les personnes présente dans l’instance Numéricloud.
Rend impossible l’adhésion de ce cercle à un autre cercle.
Rend obligatoire les mots de passe pour le partage de fichiers à l’intérieur du cercle.

Pour ajouter des membres cliquez sur les trois points à droite du nom.

Capture d'écran d'une partie du volet à gauche de la page des contacts, où l'on voit le nom du cercle créé précédemment. A droite du nom il y a 3 points sur lesquels on a cliqué, ce qui a fait apparaître une fenêtre avec plusieurs intitulés : "Ajouter des membres", "Copier le lien", "Supprimer le cercle".

Cherchez et sélectionnez les membres, puis cliquez sur "Ajouter à mon cercle".

Capture d'écran de la fenêtre qui s'ouvre en cliquant sur "Ajouter des membres". On voit un champ dans lequel on a commencé à taper une membre, et apparaît donc une suggestion en-dessous. Plus bas il y a un bouton"Annuler" à gauche et un bouton "Ajouter à mon cercle" à droite.

Pour gérer les droits des membres, cliquez sur les trois points à droite de leur nom. Par défaut un·e membre peut partager et recevoir des partages, ne peut pas agir sur le cercle, mais peut le quitter.

Capture d'écran de la partie d'un cercle où l'on voit le nom d'une membre. A sa droite il y a 3 points sur lesquels on a cliqué et apparaît une fenêtre avec des items : Définir le rôle, Promouvoir moderator, Promouvoir seul propriétaire, Supprimer le membre. A droite de chaque item se trouve un chiffre de 1 à 4, dans l'ordre de citation, qui sont là pour décrire la fonction de chaque item, dans le texte qui se trouve à droite de l'image.

Permet d’attribuer à un·e membre le droit d’ajouter ou supprimer d’autres membres au cercle. Il n’est cependant pas possible pour ce·tte membre de modifier le niveau des membres.
Permet d’attribuer à un·e membre le droit d’ajouter ou supprimer d’autres membres au cercle. Il est possible pour ce·tte membre de modifier le niveau des membres. Il/elle ne peut attribuer que les niveaux" Membre" et "Modérator".
Permet de modifier le propriétaire d’un cercle. Dans ce cas, le/la propriétaire initial·e perd la propriété du cercle. Le cercle ne lui appartient donc plus. Il/elle se voit attribuer le niveau "Administrateur" en remplacement.
Permet de supprimer le/la membre.

Une fois qu’un cercle est créé, vous pouvez partager des dossiers ou des fichiers avec ce cercle, ainsi tou·tes les membres du cercle pourront y accéder. Il faut cliquer sur l’icône de partage à droite du dossier ou du fichier.

Capture d'écran d'une partie de page où l'on voit des dossier. A droite des dossiers on voit des icônes de partage, et l'une d'elle est encadrée en rouge.

Une fenêtre s’ouvre sur la droite. Dans le champ cherchez le nom du cercle, et sélectionnez-le. Le partage est fait.

Capture d'écran de la partie de la page qui s'ouvre en cliquant sur l'icône de partage. On y voit le nom du dossier, en-dessous 3 onglets, "Activités", "Commentaires" et "Partage". C'est l'onglet "Partage" qui est ouvert. Il est écrit "Recherche de destinataires de partage", et en-dessous un champ dans lequel on a commencé à taper le nom d'un cercle, et des choix apparaissent en-dessous.

C'est ici que se termine ce petit voyage dans les contacts.

Le prochain tutoriel arrive tout bientôt, l'attente ne sera pas trop longue 😉

Matthias, équipe Numéricoop / Numéricloud

L’application Contacts de Numéricloud

Avec l'application Contacts de Numéricloud, gérez vos contacts en toute simplicité et en toute sécurité, où que vous soyez.

1. Ajouter des contacts

1.1. Importer des contacts

1.2. Ajouter des contacts manuellement

2. Actions sur les contacts

3. Paramètres des contacts

3.1. Paramètres généraux

3.2. Carnets d’adresses

4. Groupes de contacts

5. Les cercles

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