Application Tâches - Numéricloud

Si vous souhaitez optimiser votre productivité, l’application Tâches est faite pour vous

Vous nous avez suivi dans nos précédents tutoriels sur L’application Agenda de Numéricloud, la Synchronisation sur un smartphone Android et L’application Deck de Numéricloud. Voici notre nouveau tutoriel pour organiser vos tâches.

L’application est un outil de gestion des tâches conçu pour vous aider à organiser, suivre et accomplir vos activités quotidiennes, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Intégrée à l’écosystème Nextcloud, elle offre des fonctionnalités de création de tâches, de collaboration, de suivi des progrès et de notifications, vous permettant ainsi de gérer efficacement vos listes de tâches et de rester organisé·e. Grâce à son intégration avec d’autres applications comme le Deck ou l’Agenda, elle offre une expérience de productivité complète, favorisant une meilleure gestion du temps et des projets.

Mise à jour 08.08.24 / Nextcloud version 28

1. Créer des tâches

Pour gérer les tâches cliquez sur l’icône en haut de la page.

Cette application va vous permettre de créer des tâches à effectuer, d’ajouter des échéances, de les partager, et de les intégrer aux agendas. Une liste est une rubrique dans laquelle vous allez pouvoir intégrer des tâches..

Capture d'écran du haut de la page "Tâches". A gauche un volet avec le nom d'une liste de tâches et en-dessous "+ Ajouter une liste...". Le reste de la page est presque vide, avec seulement un champ pour ajouter une tâche à une liste.

Vous pouvez ajouter une liste en cliquant sur « + Ajouter une liste… ». Choisissez le nom et la couleur, et cliquez sur la flèche.

Capture d'écran du champ pour ajouter le nom d'une liste.
En-dessous des carrés de couleurs différentes pur choisir la couleur du rond qui se trouvera à côté du nom de la liste.

Pour créer une tâche, cliquez sur le nom de la liste dans laquelle vous souhaitez l’intégrer, ajouter son nom dans le champ à droite, et cliquez sur la flèche, ou faites « Entrée » sur votre clavier.

Capture d'écran du haut de la page "Tâches". A gauche un volet avec le nom de la liste "Tâches" et "Ma liste". Sur le reste de la page un champ pour ajouter une tâche à une liste. Il est écrit "Ma première tâche".

Un volet s’ouvre sur la droite pour paramétrer la tâche.

Capture d'écran du haut de la page "Tâches". On voit la partie avec le champ pour indiquer le nom d'une nouvelle tâche. En-dessous il y a le nom d'une tâche "Ma première tâche". Sur la droite un volet avec les détails de la tâche, son nom, la dernière date de modification, des intitulés pour déterminer le début et la fin de la tâche, le nom de la liste dont elle fait partie, et 2 onglets, "Détails" (qui est ouvert), et "Remarques".

1.1. Modifier le titre

Pour modifier le titre de la tâche, cliquez dessus, modifiez-le, et cliquez sur la flèche.

Capture d'écran du champ avec le titre "Ma première tâche".
En-dessous est écrite "Dernière modification aujourd'hui à 15h10".
A droite du champ une flèche orientée sur la droite pour valider, puis 3 points dans un rond gris, et ne croix pour fermer.

1.2. Indiquer début et fin de la tâche

Pour choisir la date de début, cliquez sur « Indiquer le début de la tâche ».

Capture d'écran des détails de la tâche, son nom, la dernière date de modification, des intitulés pour déterminer le début et la fin de la tâche, le nom de la liste dont elle fait partie, et 2 onglets, "Détails" (qui est ouvert), et "Remarques". L'item "Indiquer la date de début", qui est juste en-dessous de la dernière date de modification, est encadré en rouge.

Si la tâche dure toute la journée cocher la case « », sinon indiquer la date et l’heure. Puis faire de même pour la date d’échéance.

Capture d'écran du haut des détails de la tâche.
On voit 2 champs à la place de l'item "Indiquer la date de début". Le premier permet de choisir une date et le second à côté permet de choisir l'heure.

1.3. Choix de la liste

Pour le cas où la liste dans laquelle se trouve la tâche n’est pas la bonne, il est possible de la modifier en cliquant sur son nom.

Puis en choisissant la liste souhaitée.

Capture d'écran d'un menu déroulant dans lequel on voit 2 listes "Personnel" et "Professionnel".

1.4. Détails de la tâche

Certaines informations peuvent être apportée dans le volet détails.

Capture d'écran de la partie "Détails" de la liste. On voit des items les uns en-dessous des autres. "En cas de partage afficher l'évènement complet" "Sélectionner un statut", "Aucune priorité", "Terminé à 0%", "Définir un lieu", 3Définir une URL" et "Sélectionner les étiquettes".

1.4.1. Partage

En cas de partage il faut indiquer de quelle façon la tâche sera vue, en cliquant sur « En cas de partage,… ».

Capture d'écran de l'item "En cas de partage afficher l'évènement complet" qui est déployé et on voit 2 intitulés "En cas de partage, afficher la plage horaire comme occupée" et "En cas de partage, masquer l'évènement".

1.4.2. Statut

Il faut indiquer le statut de la tâche, et le modifier lorsqu’il change, en cliquant sur « Nécessite une action ».

Capture d'écran de l'item "Sélectionner un statut" qui est déployé, et on voit 4 intitulés "Nécessite une action", "Terminé", "En cours" et "Annulé".
En-dessous un autre item "Effacer l'état".

1.4.3. Priorité

Il est possible d’indiquer le niveau de priorité de la tâche en cliquant sur « Aucune priorité », et en bougeant le curseur. Cliquez sur la coche pour enregistrer, ou sur la poubelle pour revenir à « Aucune priorité ».

Capture d'écran de l'item "Aucune priorité" qui est activé. On voit un curseur en partie avancé (c'est une ligne bleue qui indique le degré d'avancement), avec le nombre 3 sur sa gauche, les icônes d'une coche et d'une poubelle sur sa gauche.

1.4.4. temps restant

Il est possible de déterminer le temps restant en pourcentage, en cliquant sur « % Terminé », et en bougeant le curseur.

Capture d'écran de l'item "Terminé à 0%" qui est activé.
On voit un curseur très légèrement avancé (c'est une ligne bleue qui indique le degré d'avancement), avec le nombre 1 sur sa gauche, les icônes d'une coche et d'une poubelle sur sa droite.

1.4.5. Définir un lieu

Vous pouvez indiquer un lieu.

Capture d'écran de l'item "Définir un lieu" activé. On voit un champ dans lequel on peut mettre le lieu, une coche sur la droite et une corbeille à côté.

1.4.6. Définir une URL

Une URL peut être définie.

Capture d'écran de l'item "Définir une URL", on voit un champ dans lequel mettre l'URL, à droite une coche et à côté une corbeille.

1.4.7. Les étiquettes

Il est possible d’associer des étiquettes à une tâche. Par défaut il n’y en a pas, seules celles créées, et déjà utilisées au moins une fois dans le Deck pourront apparaître. Lorsque c’est le cas, cliquer sur « Sélectionner les étiquettes », et choisir l’étiquette.

Capture d'écran de l'item "Sélectionner les étiquettes" qui est déployé. On voit l'intitulé "Mon étiquette" juste en-dessous.

1.5. Remarques

Vous pouvez ajouter des remarques sur les tâches. Allez dans la partie « Remarques ».

Capture d'écran de la partie "Remarque" de la liste. On voit une phrase dans cette partie, "Ceci est ma première remarque".

2. Paramètres supplémentaires des tâches

Vous avez d’autres paramètres en cliquant sur les trois points en haut à droite.

Capture d'écran du haut des détails de la tâche. A droite du titre "Ma première tâche" on voit 3 points sur lesquels on a cliqué, et une fenêtre s'est déployée avec plusieurs items les uns en-dessous des autres. "Épingler", "Afficher dans l'agenda", "Modifier le résumé", "Exporter" et "Supprimer".

2.1. Épingler

Pour épingler une tâche afin qu’elle soit en tête de sa liste, cliquez sur « Épingler ».

Dès lors la tâche se voit octroyer l’icône d’une punaise, et se trouve en tête quelle que soit sa date de création

Capture d'écran du haut de la page de la liste des tâches. On voit 2 tâches "Ma seconde täche" et "Ma première tâche". Celle qui est en tête à sur sa droite l'icône d'une punaise encadrée en rouge.

2.2. Afficher dans l’agenda

Après avoir créer une liste de tâche et avoir indiquer des dates de début et fin de tâche, cette liste s’intègre automatiquement dans les agenda sous forme d’un nouvel agenda, et toutes les tâches de cette liste apparaissent donc dans ce calendrier. Pour voir une tâche dans l’agenda, cliquez sur « Afficher dans l’agenda », et la page agenda s’ouvre.

Dans l’agenda cette liste apparaît comme les autres.

Capture d'écran du volet gauche de la page des agendas, avec le nom de l'un des agendas, "Ma liste", encadré en rouge.

Les tâches qui lui sont associées apparaissent donc dans les jours de l’agenda, avec un petit carré devant le nom de la couleur de la tâche.

Capture d'écran de la page agenda, ou l'on voit les jours du mois, et pour certains jours des tâches sont inscrites, et elles ont toutes devant leur nom un carré de la couleur de la tâche

3. Le Deck dans les tâches

Dans les tâches vont également apparaître les tableaux créés dans le Deck. Le terme « Deck » est accolé au nom pour les distinguer des tâches que vous aurez créées.

Capture d'écran du volet gauche de la page des tâches.
On voit une liste des nom des différentes tâches les unes en-dessous des autres. Deux des ses noms, les derniers, ont le terme "Deck" sur leur gauche.

Les tableaux, ainsi que leurs listes et leurs cartes, apparaissent également dans la vue centrale.

Capture d'écran de la vue centrale de la page des tâches. On voit la liste des tâches, et celles ayant comme indication "Deck" sur leur gauche, sont déployées, et elles ont un cadre rouge qui les entoure.

Pour replier les différentes lignes des cartes du deck, il suffit de cliquer sur les trois traits tout à droite de la ligne. Ne restent alors visibles que les listes.

Capture d'écran de la tâche "Deck: Mon tableau", qui est repliée. Sur la droite de la première ligne ("List: A faire") se trouve l'icône de 3 traits gris clairs, les uns en-dessous des autreset de moine en moins grands en descendants, puis à sa droite 3 autres traits noirs ordonnés de la même façons, mais encadrés en rouge pour les distinguer.

4. Mise en page des tâches

Une fois que des tâches ou des decks sont créés, apparaissent des paramètres supplémentaires, pour la mise en page des éléments. Suivant que l’on clique sur tel ou tel élément, la vue centrale de la page évolue.

Capture d'écran du volet gauche de la page des tâches. On voit notamment une liste des nom des différentes tâches les unes en-dessous des autres.
Au-dessus de ces listes il y a 4 items "Important", "Cette semaine", "Tout", et "Maintenant". A droite de ces items des chiffres qui indiquent le nombre de tâches faisant partie de chacun d'eux.

Par exemple si l’on clique sur « Important » n’apparaissent que les éléments à qui on a donné une certaine priorité (voir 1.4.3. Priorité), c’est à dire les éléments avec une étoile rouge en bout de ligne.

Capture d'écran d'une partie de la page des tâches, où l'on voit 3 listes, "Personnel", "Nouvelle liste" et "Professionnel" dans lesquelles apparaissent les tâches qui ont une certaine priorité. Tout à droite de ces tâches, on voit les dates de fin, et des étoiles rouges.

Autre exemple, si on clique sur « Cette semaine » n’apparaîtront que les tâches devant être effectuées dans les 7 jours qui viennent.

Capture d'écran d'une partie de la page des tâches, où l'on voit des tâches les unes en-dessous des autres. Tout à droite de ces tâches, on voit les dates de fin, et des étoiles rouges ou noires. Au-dessus de chaque tâche il y a la date de fin de tâche.

Pour gérer les éléments de mise en page, se rendre en bas de page, dans la colonne de gauche, et cliquez sur « Paramètres des tâches ».

Capture d'écran de la liste des paramètres des pages. Tous les paramètres sont les uns en-dessous des autres et un champ se trouve à la droite de chacun d'entre eux, permettant de déployer une liste déroulante de choix. Dans l'ordre de haut en bas il y a "Liste par défaut", puis un titre qui séparent les paramètres "visibilité des rubriques intelligentes" et les paramètres reprennent "Important", "Aujourd'hui", "Cette semaine", "Tout", "Maintenant" et "Terminé". Il y a des chiffres en rouge de 1 à 7, en lien avec le descriptif à la droite de l'image qui explique le rôle de chacun.

Voir ci-dessous.
Ne sont visibles que les tâches à qui on a donné une certaine priorité
Ne sont visibles que les tâches dont l’échéance est aujourd’hui.
Ne sont visibles que les tâches devant être effectuées dans les 7 jours qui viennent.
Tous les éléments sont visibles.
Ne sont visibles que les tâches à traiter maintenant.
Ne sont visibles que les tâches terminées.

La « Liste par défaut » permet de choisir le nom de la liste de tâches qui apparaîtra dans le champ « Ajouter une tâche dans… », lorsque la vue générale n’est pas sur une liste spécifique, et donc la liste dans laquelle la tâche sera ajoutée.

Capture d'écran du haut de la liste des paramètres des pages. On voit "Liste par défaut", avec le champ sur sa droite qui est déployé, et le items suivants sont visibles "Personnel", "Nouvelle liste" et "Professionnel".

Voici le champ « Ajouter une tâche dans… » en haut de la page.

Dans la partie « Visibilité des rubriques intelligentes », il s’agit de déterminer si ces rubriques vont apparaître dans les paramètres en haut de la page, ou pas. Il y a trois modes.

Capture d'écran de la partie "visibilité des rubriques intelligentes" es paramètres. Le champ à côté de "Important est déployé, et les items suivants sont visibles "Masqué", "Visible" et "Automatique". A côté de ses items il y a des chiffres en rouge de 1 à 3, en lien avec le descriptif à la droite de l'image qui explique le rôle de chacun.

Masque cet élément dans les paramètres.
Rend visible cet élément dans les paramètres.
Prend en compte le paramétrage par défaut de l’application « Tâche ». Ainsi par défaut ne sont visibles que les rubriques « Important », « Cette semaine », « Tout », et « Maintenant ».

5. Paramètres des listes

Il est possible de partager une liste, en cliquant sur la petite icône de partage à droite du nom, et en choisissant la personne avec qui l’on souhaite faire le partage.

Le chiffre à droite de l’icône de partage indique le nombre de tâches dans la liste, ou le nombre de listes dans un tableau du Deck.

Les trois points ouvrent une fenêtre pour faire des actions sur la liste.

Permet de modifier le nom et la couleur de la liste.
Permet de copier le lien
Permet d’exporter la liste sous forme d’un fichier .ics.
Permet de supprimer la liste. Elle se retrouve dans la corbeille (en bas de la colonne de gauche), et ne sera supprimée définitivement de la corbeille qu’au bout de 30 jours, sauf si on la supprime manuellement.

Nous sommes au bout de ce nouveau tutoriel.

La série se poursuit, on se retrouve vite pour le prochain épisode.

Matthias, équipe Numéricoop / Numéricloud

L’application Tâches de Numéricloud